Çok fonksiyonlu yazıcılar ve diğer cihazlar, kullanıcılara ağ üzerinden gerek e-posta yolu ile gerek ağ üzerinde paylaştırılmış bir klasöre döküman tarayarak veya başka uygulamalar aracılığıyla bilgi göndermelerini sağlar.

Bilgilerinizi korumanın en iyi yolu, kimin tarama yetkisi olduğunu bilmelisiniz; bununla beraber, Lexmark çok fonksiyonlu yazıcılarda kullanıcılara yapacakları işlere göre yetkiler tanımlanabilir.

Bu yetkilendirme kullanıcı adı ve şifre, dijital kart gibi bir kart aracılığı ile yapılabilir. Eğer LDAP veya Active Directory sunucularınız varsa bu cihazlar yetkilendirmeleri bu sunuculara entegre eder. Böylece her şey tamamen kontrol altına alınmış olur.

Yetkilendirme İşlemleri aşağıdaki avantajları sağlamaktadır:

• Şifrelenmiş belgeler ile gönderdiğiniz kişi/kişilerden başkası bu belgeleri okuyamaz.
• Gereksiz e-postaları engellemek.
• Ağ Klasörleri ve Uygulamalarını yetkisiz kişilerin kullanmasına engel olmak.